Bref historique des archives

A l’origine des archives, l’accent était plus mis sur le contenant que le contenu. C’est ainsi qu’elles ont été définies comme étant « the hole written documents officially received or producet by an administrative body or one of its officials ». Partant de cette définition, tout document était considéré comme archive.
  

Conservées uniquement pour le compte de l’historien, les archives ont été pendant longtemps associées aux vieux papiers, mais aussi considérées comme des documents historiques logés dans des musés, des lieux religieux ou au sein des grandes bibliothèques. Le même constat était fait dans les organisations, où les archives désignaient une masse de vieux papiers encombrants et poussiéreux, sans utilité notable pour l’organisation, comme le démontrent ces images.

 
 
 

 

Avec la création aux années 1950 par Schellenberg de la théorie des trois âges, qui n’est autre que la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents ; mais aussi l’évolution des activités des organisations et la bureaucratisation de la société, la production et la reproduction des documents a augmenté d’une manière considérable  tout en ajoutant une plus grande variété de supports documentaires.  

C’est ainsi que les archives sont devenues l’ensemble des documents produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre de ses activités et ses fonctions administratives, techniques ou scientifiques, indépendamment de leur âge et de leurs valeurs intrinsèques.

Ces dernières jouent un quadruple rôle :

  1. le rôle de preuve : il consiste à apporter la preuve des engagements de l’entreprise et de l’exécution de ses obligations vis-à-vis d’un grand nombre de partenaires. Ce rôle permet à l’organisation (entreprise) de faire ses choix et de justifier ses actes;
  2. le rôle de mémoire : c’est la fonction de mémorisation qui assure, à partir du rassemblement d’éléments antérieurs, une base de référence constituant un reflet de la société de son temps ou de la vie de quelqu’un ;
  3. le rôle de stratégie : qui permet la compréhension de l’environnement de l’entreprise;
  4. le rôle de communication : il permet de se faire une image de l’entreprise d’hier et de demain et de communiquer le passé et le présent.

De nos jours, les archives constituent un patrimoine inestimable qui doit être géré selon une vision intégrée et une démarche de qualité valorisant toutes les archives quelque soit leur âge, dans le but de rentabiliser l’accès aux documents et de récupérer rapidement, pertinemment et exhaustivement l’information, comme le témoignent les images ci-après.

 
 
 

 


 
 
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