Le rôle du Records Manager et la gestion de dossiers

Afin de mettre en place une politique de gestion des documents, le Records Manager doit remplir les missions suivantes :  

–          contrôler le recensement annuel des dossiers dans les bureaux ;

–          classer les documents et les trier en tenant compte de leur spécificité et de la théorie des trois âges ;

–          fixer les délais de conservation dans les bureaux et dans le local d’archives selon le calendrier de conservation ;

–          organiser le versement, la conservation et la communication des dossiers versés aux Archives ;

–          assurer la conservation des archives informatiques ;

–          protéger les documents confidentiels et les documents vitaux ;

–          sauvegarder la mémoire, l’histoire de l’entreprise en enregistrant des cadres ou du personnel ayant pris leur retraite.

  Voici la synthèse du rôle du Records Manager présentée schématiquement

Il existe trois types de dossiers que le Records Manager doit gérer :

 

Le Dossier Principal : C’est généralement le dossier le plus complet et le plus exhaustif comportant toutes les informations ou pièces nécessaires et suffisantes pour reconsidérer une décision.

D’un point de vue légal c’est le seul dossier juridiquement recevable en cas de contentieux. Il tient lieu d’attestation officielle des activités administratives, financières et légales de la société.

Ce dossier doit en principe être archivé.

 

Les Dossiers Secondaires : Ils se définissent comme étant les dossiers qui contiennent une partie de l’information contenue dans le dossier principal ou une copie de toute l’information contenue dans ce dernier.

Il est à remarquer que les délais de conservation concernent essentiellement les dossiers principaux. Parmi les dossiers principaux, certains peuvent être conservés en raison de leur intérêt historique, ce qui n’est pas le cas pour les dossiers secondaires qui sont généralement détruits à la fin de leur période d’activité.

 

Les Documents Essentiels (Vitaux) : Ce sont des documents vitaux pour la marche et la sécurité de l’entreprise, ils sont indispensables à son fonctionnement et assurent la continuité de ses activités à la suite d’un désastre naturel ou d’une erreur humaine. Ces documents sont de trois catégories, ceux qui permettent à l’organisme de faire respecter ses droits, ceux qui l’autorisent à remplir ses obligations et, ceux qui assurent la reprise de ses activités. Pour ce type de documents il faut : 

–          prévoir une conservation spécifique qui soit efficace et rentable ;

–          faire une copie et la conserver dans un lieu différent de l’original ;

–          tenir à jour une liste par entité administrative.

Ils représentent 2 à 5 % de la masse documentaire produite par une organisation. Il faut retenir que la meilleure protection pour les documents essentiels reste la prévention.

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