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Pourquoi la conservation et la numérisation des archives ?

La dématérialisation des documents tend à se généraliser au sein des organisations (entreprises publiques et privées). Les échanges internes, avec les fournisseurs et les clients se font de plus en plus souvent sans recours au support papier. De ce fait, se pose la question de la conservation électronique des documents, de ses modalités et de son cadre juridique.

Les textes juridiques concernant l’écrit sous forme électronique font de la conservation du document électronique l’une des conditions essentielles de sa valeur juridique. Il est nécessaire de s’assurer que les documents électroniques constitueront une preuve valable (recevable en justice et ayant force probante) au même titre que les documents sur support papier, et ceci, plusieurs années après leur versement dans les systèmes de conservation. Cette garantie de préservation du statut d’origine du document constitue un enjeu majeur de la conservation.

La finalité principale de la conservation réside dans la possibilité de pouvoir restituer à un temps donné un document pour répondre à un besoin de preuve.

Les principales caractéristiques que l’on attend d’un support d’archivage sont la pérennité et la fiabilité. Dans le choix d’un support, il conviendra de tenir compte de l’infrastructure logicielle et matérielle qui permettra d’en exploiter son contenu. Tout processus de conservation électronique restant dans la dépendance des supports de stockage utilisés, il conviendra de veiller à ce que les choix opérés soient compatibles avec les exigences assignées aux systèmes de conservation. La vidéo montre le respect de ces caractéristiques tant en matière de numérisation que de conservation des archives.

Les Archives : de la vieille paperasse à l’environnement Web 2.0

Conservées uniquement pour le compte de l’historien, les archives ont été pendant longtemps associées aux vieux papiers, mais aussi considérées comme des documents historiques logés dans des musés, des lieux religieux ou au sein des grandes bibliothèques. Le même constat était fait dans les organisations, où les archives désignaient une masse de vieux papiers encombrants et poussiéreux, sans utilité notable.

Etant donné leurs valeurs primaires d’information, de concrétisation d’acte juridique, de preuve, d’utilité, de référence, de souvenir, de compréhension et d’explication ; auxquelles il faut associer le développement des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) et l’évolution des activités des organisations ; la production et la reproduction des archives a augmenté d’une manière considérable avec une plus grande variété de supports documentaires. Devant ce volume et cette variété de sources, les utilisateurs des archives se sont multipliés : chercheurs, gestionnaires, hommes d’affaires, journalistes, etc.

Avec l’avènement du Web 2.0 qui est considéré comme une transition importante du Word Wide Web, passant d’une collection de sites Web à une plateforme informatique à part entière, fournissant des applications aux utilisateurs ; la production et la reproduction des archives a pris une autre dimension. Ces dernières peuvent faire l’objet de plateforme à part entière offrant la possibilité aux utilisateurs non seulement de les exploiter, mais aussi de les enrichir en cas de nécessité.

Une question se pose : comment seront présentées et exploitées les archives de demain avec l’avènement des nanotechnologies qui offrent la possibilité d’enregistrer des fonds documentaires entières sur la tête d’une épingle ? A l’ensemble des spécialistes de la gestion de l’information portée par tout type de supports de bien vouloir nous répondre.

Le rôle du Records Manager et la gestion de dossiers

Afin de mettre en place une politique de gestion des documents, le Records Manager doit remplir les missions suivantes :  

–          contrôler le recensement annuel des dossiers dans les bureaux ;

–          classer les documents et les trier en tenant compte de leur spécificité et de la théorie des trois âges ;

–          fixer les délais de conservation dans les bureaux et dans le local d’archives selon le calendrier de conservation ;

–          organiser le versement, la conservation et la communication des dossiers versés aux Archives ;

–          assurer la conservation des archives informatiques ;

–          protéger les documents confidentiels et les documents vitaux ;

–          sauvegarder la mémoire, l’histoire de l’entreprise en enregistrant des cadres ou du personnel ayant pris leur retraite.

  Voici la synthèse du rôle du Records Manager présentée schématiquement

Il existe trois types de dossiers que le Records Manager doit gérer :

 

Le Dossier Principal : C’est généralement le dossier le plus complet et le plus exhaustif comportant toutes les informations ou pièces nécessaires et suffisantes pour reconsidérer une décision.

D’un point de vue légal c’est le seul dossier juridiquement recevable en cas de contentieux. Il tient lieu d’attestation officielle des activités administratives, financières et légales de la société.

Ce dossier doit en principe être archivé.

 

Les Dossiers Secondaires : Ils se définissent comme étant les dossiers qui contiennent une partie de l’information contenue dans le dossier principal ou une copie de toute l’information contenue dans ce dernier.

Il est à remarquer que les délais de conservation concernent essentiellement les dossiers principaux. Parmi les dossiers principaux, certains peuvent être conservés en raison de leur intérêt historique, ce qui n’est pas le cas pour les dossiers secondaires qui sont généralement détruits à la fin de leur période d’activité.

 

Les Documents Essentiels (Vitaux) : Ce sont des documents vitaux pour la marche et la sécurité de l’entreprise, ils sont indispensables à son fonctionnement et assurent la continuité de ses activités à la suite d’un désastre naturel ou d’une erreur humaine. Ces documents sont de trois catégories, ceux qui permettent à l’organisme de faire respecter ses droits, ceux qui l’autorisent à remplir ses obligations et, ceux qui assurent la reprise de ses activités. Pour ce type de documents il faut : 

–          prévoir une conservation spécifique qui soit efficace et rentable ;

–          faire une copie et la conserver dans un lieu différent de l’original ;

–          tenir à jour une liste par entité administrative.

Ils représentent 2 à 5 % de la masse documentaire produite par une organisation. Il faut retenir que la meilleure protection pour les documents essentiels reste la prévention.

La théorie des trois âges

Le « concept des trois âges » a fortement marqué l’archivistique de la seconde moitié du XXe siècle. Crée par Schellenberg et formulée en 1948 dans le rapport d’un groupe de travail de la Commission Hoover sur l’organisation et le fonctionnement de l’administration fédérale des États-Unis, la définition d’un cycle d’existence pour les grandes accumulations de documents créées par les bureaucraties modernes faisait partie du processus de planification de moments précis pour leur évaluation ; réduire la masse des documents périmés par leur destruction en temps utile devenait la principale justification économique de la gestion des documents. Ainsi, par l’établissement de tableaux de gestion, il devenait possible de programmer les éliminations de documents aux moments les plus appropriés en tenant compte de leur valeur directe (primaire) ou résiduelle (secondaire) décroissante.

Réagissant contre l’ignorance mutuelle que se vouaient, selon lui, les Archives et les administrations en France, Yves Pérotin a formulé le concept des trois âges pour le monde francophone dès 1961, dans un article publié dans la revue Seine et Paris. Proposant les termes « archives courantes », « archives intermédiaires » et « archives archivées », il exhortait d’abord les archivistes à s’intéresser au contexte de production des documents avant leur versement aux archives pour mieux en contrôler l’évaluation.

 

Pour régler le problème du premier âge qui, selon lui, « … ne pose pas de grands problèmes théoriques », Pérotin indiquait qu’« Il faut seulement obtenir que les bureaux fabriquent de bonnes archives et constituent des dossiers que n’encombrent pas les inutilités. » Puisqu’une sensibilisation des fonctionnaires à la question des archives suffirait, le rôle des Services d’archives pouvait se limiter à un simple appui à titre de conseil et peut-être aussi de formateur.

 

Le second âge, celui des « archives de dépôt », était, selon son propre terme, « plus scabreux », parce que les papiers étaient déplacés des bureaux où ils ont été créés, vers des lieux où ils étaient laissés dans un « état d’abandon ». Pour régler le problème, Pérotin proposait la création de dépôts intermédiaires pour améliorer la gestion de ces archives à la fois par leurs propriétaires et par les archives, qui y trouveraient bénéfice puisqu’on pourrait profiter de cette période pour régler « assez facilement », selon lui, « les éliminations, les versements, la cotation des documents, le gardiennage et les communications. »

 

Le troisième âge, celui des « archives archivées », correspondait à la notion anglaise du terme « archives », c’est à dire des documents évalués et jugés de valeur permanente. Pour Pérotin, cet âge était « tout entier à la charge des Services d’archives » même si, selon son expression « les administrateurs n’y sont point étrangers pour autant » puisqu’ils « demeurent toujours clients privilégiés des archives et s’assurent ainsi une documentation rétrospective de qualité ».

 

L’article d’Yves Pérotin a eu un retentissement immédiat et très large. Son article, traduit en anglais pour la revue The American Archivist, (juillet 1966) fut pendant longtemps le seul à vraiment bien caractériser le lien entre les documents administratifs créés au jour le jour et les archives tout en expliquant à tous ceux qui étaient responsables de la gestion des documents administratifs le rôle précis qu’ils jouaient dans la chaîne de conservation documentaire. Il fut aussi longtemps le seul à proposer une méthode de programmation des évaluations progressives des documents aux divers stades de leur conservation.

La dématérialisation des archives

La dématérialisation est le fait de transformer un flux de documents papier, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux et traitements numériques. De plus, la dématérialisation cherche à garantir électroniquement la valeur juridique des documents.
Les éléments dématérialisés peuvent être de natures très diverses. Il peut s’agir de documents d’entreprise : des courriers « papier » entrants qui seront numérisés avant d’être transmis et archivés, mais également de contenus de travail internes dont la manipulation peut être automatisée par le biais d’un outil de gestion des processus métier (GED). La dématérialisation s’effectue suivant différents process que voici :

1) Process de numérisation
Les documents sont scannés puis sauvegardés automatiquement à l’aide de différentes solutions de RAD ou de LAD :
la RAD (reconnaissance automatique de documents) va permettre d’identifier les documents pour les classer puis les retrouver selon les besoins.
la LAD (lecture automatisée de documents).
enfin, l’OCR (optical character recognition) va permettre d’effectuer la totalité du traitement de texte tout en capturant chaque mot ou chiffre du texte afin d’en faire des critères d’indexation. Ainsi, le document numérisé pourra alors être archivé.

2) Process d’archivage
Une fois les documents numérisés, ceux-ci sont archivés dans une base de donnés documentaire de l’organisation. Une solution d’archivage adéquate permet d’effectuer différentes tâches :
classer les documents selon différentes données : grâce à des informations prélevées sur les documents (mise en forme, destinataire, expéditeur, référence, code à barre, etc.), les documents vont être classés selon leurs types (facture, bon de commande, contrat, etc.), leur date de réception, le service destinataire, etc. ;
indexer les données des documents : L’OCR va permettre par exemple d’indexer les mots et chiffres des documents afin d’optimiser la précision du moteur de recherche ;
trouver des dossiers spécifiques par le biais de moteur de recherche : par l’indexation et la classification, l’utilisateur doit pouvoir trouver un ou plusieurs documents en entrant un mot-clef dans le moteur de recherche ;
assembler automatiquement des données dans la production de documents : grâce à la RAD, les documents sont divisés en parties de contenus différents (adresse, référence, texte, image, tableau etc.) qui seront archivés puis assemblés sur d’autres documents selon les besoins des utilisateurs.

3) Process de transmission et d’évolution
Cette étape de la dématérialisation permet la gestion de processus de documents ou « workflow ». Le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Dans un workflow de documents, chaque document numérisé peut être automatiquement envoyé au service concerné puis circuler suivant les différents process définis au préalable. Enfin, les documents pourront être consultés et modifiés en fonction des autorisations gérées par le workflow. Une solution de workflow doit permettre aux utilisateurs de pouvoir effectuer différentes tâches selon leurs profils et leurs niveaux d’autorisation :
initier une nouvelle demande ;
suivre les demandes en cours par une vue graphique du circuit de traitement des documents ;
effectuer une modification ou création de document ;
rechercher des informations sur des demandes récentes, achevées et/ou archivées ;
déléguer des actions à un collègue (le temps d’un congé par exemple).
Les utilisateurs participants à un workflow sont notifiés en temps réel de l’évolution du process. Ils reçoivent des alertes les avertissant des documents qu’ils ont à traiter, des documents qu’ils doivent valider ou transmettre, des accusés de réception, etc.
Afin de faciliter le contrôle des documents un système d’horodatage ou « timestamp » peut accompagner la solution. Ce système va permettre à l’utilisateur de connaître précisément l’heure et la date de chaque étape du document.

4) Process de distribution
Après avoir archivé et transmis les documents, la dématérialisation va permettre de distribuer les documents au travers de différents canaux.
Après avoir été traité en interne, les documents sortants doivent être distribués suivant des supports adaptés à la demande. Les canaux de distribution sont donc très variés : e-mail, fax, SMS, MMS, courrier, portail web, etc.
La distribution multi canal va permettre d’aller plus loin dans la personnalisation de documents. En effet, non seulement l’information sera ciblée mais le support sera adapté aux besoins de l’utilisateur final. Enfin la distribution multi canal permet d’appuyer et d’optimiser le CRM des entreprises.
L’ensemble de ces process est expliqué dans cette vidéo :

So….Il ressort de cette vidéo que les avantages de la dématérialisation se résument en six points suivants :
la réduction des coûts liés au frais administratifs (par exemple réduction des coûts liés à l’affranchissement des envois) ;
la fluidification des processus métier : par une circulation plus rapide des documents et une communication interne et/ou externe plus efficiente ;
le gain de place important ;
la distribution plus pertinente, plus productive et plus rapide des documents : le multi canal ;
la conservation de la valeur juridique des documents numérisés ;
l’implication dans le développement durable.