Archives

Pourquoi la conservation et la numérisation des archives ?

La dématérialisation des documents tend à se généraliser au sein des organisations (entreprises publiques et privées). Les échanges internes, avec les fournisseurs et les clients se font de plus en plus souvent sans recours au support papier. De ce fait, se pose la question de la conservation électronique des documents, de ses modalités et de son cadre juridique.

Les textes juridiques concernant l’écrit sous forme électronique font de la conservation du document électronique l’une des conditions essentielles de sa valeur juridique. Il est nécessaire de s’assurer que les documents électroniques constitueront une preuve valable (recevable en justice et ayant force probante) au même titre que les documents sur support papier, et ceci, plusieurs années après leur versement dans les systèmes de conservation. Cette garantie de préservation du statut d’origine du document constitue un enjeu majeur de la conservation.

La finalité principale de la conservation réside dans la possibilité de pouvoir restituer à un temps donné un document pour répondre à un besoin de preuve.

Les principales caractéristiques que l’on attend d’un support d’archivage sont la pérennité et la fiabilité. Dans le choix d’un support, il conviendra de tenir compte de l’infrastructure logicielle et matérielle qui permettra d’en exploiter son contenu. Tout processus de conservation électronique restant dans la dépendance des supports de stockage utilisés, il conviendra de veiller à ce que les choix opérés soient compatibles avec les exigences assignées aux systèmes de conservation. La vidéo montre le respect de ces caractéristiques tant en matière de numérisation que de conservation des archives.

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La dématérialisation des archives

La dématérialisation est le fait de transformer un flux de documents papier, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux et traitements numériques. De plus, la dématérialisation cherche à garantir électroniquement la valeur juridique des documents.
Les éléments dématérialisés peuvent être de natures très diverses. Il peut s’agir de documents d’entreprise : des courriers « papier » entrants qui seront numérisés avant d’être transmis et archivés, mais également de contenus de travail internes dont la manipulation peut être automatisée par le biais d’un outil de gestion des processus métier (GED). La dématérialisation s’effectue suivant différents process que voici :

1) Process de numérisation
Les documents sont scannés puis sauvegardés automatiquement à l’aide de différentes solutions de RAD ou de LAD :
la RAD (reconnaissance automatique de documents) va permettre d’identifier les documents pour les classer puis les retrouver selon les besoins.
la LAD (lecture automatisée de documents).
enfin, l’OCR (optical character recognition) va permettre d’effectuer la totalité du traitement de texte tout en capturant chaque mot ou chiffre du texte afin d’en faire des critères d’indexation. Ainsi, le document numérisé pourra alors être archivé.

2) Process d’archivage
Une fois les documents numérisés, ceux-ci sont archivés dans une base de donnés documentaire de l’organisation. Une solution d’archivage adéquate permet d’effectuer différentes tâches :
classer les documents selon différentes données : grâce à des informations prélevées sur les documents (mise en forme, destinataire, expéditeur, référence, code à barre, etc.), les documents vont être classés selon leurs types (facture, bon de commande, contrat, etc.), leur date de réception, le service destinataire, etc. ;
indexer les données des documents : L’OCR va permettre par exemple d’indexer les mots et chiffres des documents afin d’optimiser la précision du moteur de recherche ;
trouver des dossiers spécifiques par le biais de moteur de recherche : par l’indexation et la classification, l’utilisateur doit pouvoir trouver un ou plusieurs documents en entrant un mot-clef dans le moteur de recherche ;
assembler automatiquement des données dans la production de documents : grâce à la RAD, les documents sont divisés en parties de contenus différents (adresse, référence, texte, image, tableau etc.) qui seront archivés puis assemblés sur d’autres documents selon les besoins des utilisateurs.

3) Process de transmission et d’évolution
Cette étape de la dématérialisation permet la gestion de processus de documents ou « workflow ». Le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche. Dans un workflow de documents, chaque document numérisé peut être automatiquement envoyé au service concerné puis circuler suivant les différents process définis au préalable. Enfin, les documents pourront être consultés et modifiés en fonction des autorisations gérées par le workflow. Une solution de workflow doit permettre aux utilisateurs de pouvoir effectuer différentes tâches selon leurs profils et leurs niveaux d’autorisation :
initier une nouvelle demande ;
suivre les demandes en cours par une vue graphique du circuit de traitement des documents ;
effectuer une modification ou création de document ;
rechercher des informations sur des demandes récentes, achevées et/ou archivées ;
déléguer des actions à un collègue (le temps d’un congé par exemple).
Les utilisateurs participants à un workflow sont notifiés en temps réel de l’évolution du process. Ils reçoivent des alertes les avertissant des documents qu’ils ont à traiter, des documents qu’ils doivent valider ou transmettre, des accusés de réception, etc.
Afin de faciliter le contrôle des documents un système d’horodatage ou « timestamp » peut accompagner la solution. Ce système va permettre à l’utilisateur de connaître précisément l’heure et la date de chaque étape du document.

4) Process de distribution
Après avoir archivé et transmis les documents, la dématérialisation va permettre de distribuer les documents au travers de différents canaux.
Après avoir été traité en interne, les documents sortants doivent être distribués suivant des supports adaptés à la demande. Les canaux de distribution sont donc très variés : e-mail, fax, SMS, MMS, courrier, portail web, etc.
La distribution multi canal va permettre d’aller plus loin dans la personnalisation de documents. En effet, non seulement l’information sera ciblée mais le support sera adapté aux besoins de l’utilisateur final. Enfin la distribution multi canal permet d’appuyer et d’optimiser le CRM des entreprises.
L’ensemble de ces process est expliqué dans cette vidéo :

So….Il ressort de cette vidéo que les avantages de la dématérialisation se résument en six points suivants :
la réduction des coûts liés au frais administratifs (par exemple réduction des coûts liés à l’affranchissement des envois) ;
la fluidification des processus métier : par une circulation plus rapide des documents et une communication interne et/ou externe plus efficiente ;
le gain de place important ;
la distribution plus pertinente, plus productive et plus rapide des documents : le multi canal ;
la conservation de la valeur juridique des documents numérisés ;
l’implication dans le développement durable.