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La théorie des trois âges

Le « concept des trois âges » a fortement marqué l’archivistique de la seconde moitié du XXe siècle. Crée par Schellenberg et formulée en 1948 dans le rapport d’un groupe de travail de la Commission Hoover sur l’organisation et le fonctionnement de l’administration fédérale des États-Unis, la définition d’un cycle d’existence pour les grandes accumulations de documents créées par les bureaucraties modernes faisait partie du processus de planification de moments précis pour leur évaluation ; réduire la masse des documents périmés par leur destruction en temps utile devenait la principale justification économique de la gestion des documents. Ainsi, par l’établissement de tableaux de gestion, il devenait possible de programmer les éliminations de documents aux moments les plus appropriés en tenant compte de leur valeur directe (primaire) ou résiduelle (secondaire) décroissante.

Réagissant contre l’ignorance mutuelle que se vouaient, selon lui, les Archives et les administrations en France, Yves Pérotin a formulé le concept des trois âges pour le monde francophone dès 1961, dans un article publié dans la revue Seine et Paris. Proposant les termes « archives courantes », « archives intermédiaires » et « archives archivées », il exhortait d’abord les archivistes à s’intéresser au contexte de production des documents avant leur versement aux archives pour mieux en contrôler l’évaluation.

 

Pour régler le problème du premier âge qui, selon lui, « … ne pose pas de grands problèmes théoriques », Pérotin indiquait qu’« Il faut seulement obtenir que les bureaux fabriquent de bonnes archives et constituent des dossiers que n’encombrent pas les inutilités. » Puisqu’une sensibilisation des fonctionnaires à la question des archives suffirait, le rôle des Services d’archives pouvait se limiter à un simple appui à titre de conseil et peut-être aussi de formateur.

 

Le second âge, celui des « archives de dépôt », était, selon son propre terme, « plus scabreux », parce que les papiers étaient déplacés des bureaux où ils ont été créés, vers des lieux où ils étaient laissés dans un « état d’abandon ». Pour régler le problème, Pérotin proposait la création de dépôts intermédiaires pour améliorer la gestion de ces archives à la fois par leurs propriétaires et par les archives, qui y trouveraient bénéfice puisqu’on pourrait profiter de cette période pour régler « assez facilement », selon lui, « les éliminations, les versements, la cotation des documents, le gardiennage et les communications. »

 

Le troisième âge, celui des « archives archivées », correspondait à la notion anglaise du terme « archives », c’est à dire des documents évalués et jugés de valeur permanente. Pour Pérotin, cet âge était « tout entier à la charge des Services d’archives » même si, selon son expression « les administrateurs n’y sont point étrangers pour autant » puisqu’ils « demeurent toujours clients privilégiés des archives et s’assurent ainsi une documentation rétrospective de qualité ».

 

L’article d’Yves Pérotin a eu un retentissement immédiat et très large. Son article, traduit en anglais pour la revue The American Archivist, (juillet 1966) fut pendant longtemps le seul à vraiment bien caractériser le lien entre les documents administratifs créés au jour le jour et les archives tout en expliquant à tous ceux qui étaient responsables de la gestion des documents administratifs le rôle précis qu’ils jouaient dans la chaîne de conservation documentaire. Il fut aussi longtemps le seul à proposer une méthode de programmation des évaluations progressives des documents aux divers stades de leur conservation.

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Archivage légal : se conformer à un cocktail de norme

Le grand défi d’une organisation devient la conservation des données ayant a trait à son activité économique, tout en permettant une exploitation aisée de ces données. L’archivage électronique tente de répondre à cette problématique.

L’archive est au cœur du sujet. Il s’agit d’un document dont le contenu est figé, dont l’utilité n’est pas immédiate, mais peut servir à titre de preuve dans le cas d’une contestation, d’un litige devant les tribunaux, ou lors d’un contrôle (comptable, fiscal, etc.). L’archivage ne peut pas être réduit à la définition de sauvegarde, c’est un processus permettant de conserver les documents d’une manière intègre et qui permet surtout de garantir, même après une longue période, une restitution fidèle.

Bien que couramment utilisé, le terme « archivage légal » est un abus de langage, celui d’ »archivage à valeur probante » est plus opportun. En effet, seul un juge peut apprécier la « légalité » d’une archive numérique. Il est donc important de recueillir et de conserver, dans un système d’archivage électronique (SAE), tous les éléments permettant à un juge de statuer sur le caractère légal d’un document.

Des législations et normes permettent d’assurer la fidélité et la non-altération des documents électroniques pendant tout leur cycle de vie. Elles visent à fiabiliser et à sécuriser les SAE, et doivent être suivies afin de fournir, le moment venu, les garanties d’authenticité des documents archivés.

Des divergences législatives existent entre les États de l’Union Européenne sur la question de l’archivage électronique probant ; malgré cela quelques principes universels existent. Afin de confirmer la valeur probante d’une archive, il faut en assurer, du versement à la fin de sa conservation son authenticité, son intelligibilité, son intégrité et sa pérennité.

Les principales normes à retenir en matière de dématérialisation et d’archivage à valeur probante sont donc : ISO 15489 sur le « records management », OAIS sur la nécessité d’ouverture d’un SAE, Moreq 2, qui est un recueil d’exigences pour la conception d’un SAE, et la norme AFNOR NF Z 42-013, qui comporte des spécifications techniques et organisationnelles à mettre en œuvre lors d’un projet d’archivage électronique.

Ce beau défi, qu’est la conservation de la mémoire des organisations, peut donc être relevé, à condition de garantir au fil du temps qu’il respecte les normes et législations en vigueur. Une bonne manière de se rassurer sur ce point, est de faire certifier le processus d’archivage par un organisme accrédité.

 

Par Laurent Giovannoni, Directeur technique Système d’Archivage Electronique / GED, Maarch