Archives de tags | Informatique & Archives

Pourquoi la conservation et la numérisation des archives ?

La dématérialisation des documents tend à se généraliser au sein des organisations (entreprises publiques et privées). Les échanges internes, avec les fournisseurs et les clients se font de plus en plus souvent sans recours au support papier. De ce fait, se pose la question de la conservation électronique des documents, de ses modalités et de son cadre juridique.

Les textes juridiques concernant l’écrit sous forme électronique font de la conservation du document électronique l’une des conditions essentielles de sa valeur juridique. Il est nécessaire de s’assurer que les documents électroniques constitueront une preuve valable (recevable en justice et ayant force probante) au même titre que les documents sur support papier, et ceci, plusieurs années après leur versement dans les systèmes de conservation. Cette garantie de préservation du statut d’origine du document constitue un enjeu majeur de la conservation.

La finalité principale de la conservation réside dans la possibilité de pouvoir restituer à un temps donné un document pour répondre à un besoin de preuve.

Les principales caractéristiques que l’on attend d’un support d’archivage sont la pérennité et la fiabilité. Dans le choix d’un support, il conviendra de tenir compte de l’infrastructure logicielle et matérielle qui permettra d’en exploiter son contenu. Tout processus de conservation électronique restant dans la dépendance des supports de stockage utilisés, il conviendra de veiller à ce que les choix opérés soient compatibles avec les exigences assignées aux systèmes de conservation. La vidéo montre le respect de ces caractéristiques tant en matière de numérisation que de conservation des archives.

Les Archives : de la vieille paperasse à l’environnement Web 2.0

Conservées uniquement pour le compte de l’historien, les archives ont été pendant longtemps associées aux vieux papiers, mais aussi considérées comme des documents historiques logés dans des musés, des lieux religieux ou au sein des grandes bibliothèques. Le même constat était fait dans les organisations, où les archives désignaient une masse de vieux papiers encombrants et poussiéreux, sans utilité notable.

Etant donné leurs valeurs primaires d’information, de concrétisation d’acte juridique, de preuve, d’utilité, de référence, de souvenir, de compréhension et d’explication ; auxquelles il faut associer le développement des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) et l’évolution des activités des organisations ; la production et la reproduction des archives a augmenté d’une manière considérable avec une plus grande variété de supports documentaires. Devant ce volume et cette variété de sources, les utilisateurs des archives se sont multipliés : chercheurs, gestionnaires, hommes d’affaires, journalistes, etc.

Avec l’avènement du Web 2.0 qui est considéré comme une transition importante du Word Wide Web, passant d’une collection de sites Web à une plateforme informatique à part entière, fournissant des applications aux utilisateurs ; la production et la reproduction des archives a pris une autre dimension. Ces dernières peuvent faire l’objet de plateforme à part entière offrant la possibilité aux utilisateurs non seulement de les exploiter, mais aussi de les enrichir en cas de nécessité.

Une question se pose : comment seront présentées et exploitées les archives de demain avec l’avènement des nanotechnologies qui offrent la possibilité d’enregistrer des fonds documentaires entières sur la tête d’une épingle ? A l’ensemble des spécialistes de la gestion de l’information portée par tout type de supports de bien vouloir nous répondre.